Firmenaccountverwaltung im Compumet-Webshop Einkaufsprozesse zentral organisieren
© Compumet AG 2025 | www.compumet.ch Zentrale Firmenaccountverwaltung im Compumet-Webshop 2 Inhalt Seite 3 Effiziente Verwaltung Ihrer Mitarbeitenden im Compumet-Webshop Seite 4 Wie können Sie Ihre Firmenaccountverwaltung beantragen? Seite 5 Die einzelnen Funktionsbereiche im Detail erklärt Seite 6 Kontakt
© Compumet AG 2025 | www.compumet.ch Zentrale Firmenaccountverwaltung im Compumet-Webshop 3 In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt sind Effizienz und Transparenz in den internen Prozessen entscheidende Faktoren für den Erfolg eines Unternehmens. Besonders im Bereich des Einkaufs und der Beschaffung spielen gut organisierte Abläufe eine wichtige Rolle. Mit unserer zentralen Firmenaccountverwaltung bieten wir Ihnen ein leistungsstarkes Werkzeug, um diese Herausforderungen zu meistern und Ihre internen Prozesse effizienter zu gestalten. Warum ist eine zentrale Firmenaccountverwaltung sinnvoll? In vielen Unternehmen sind Einkaufsprozesse dezentral organisiert. Mehrere Mitarbeitende oder Abteilungen bestellen unabhängig voneinander, was oft zu einem Mangel an Transparenz, Budgetüberschreitungen und einem erhöhten administrativen Aufwand führt. Mit unserer zentralen Firmenaccountverwaltung wird ein strukturierter Ansatz geschaffen: Klare Verantwortlichkeiten: Ein oder mehrere Accountmanager können die gesamte Organisation des Accounts übernehmen, Budgets für einzelne Teammitglieder definieren und so finanzielle Richtlinien durchsetzen. Flexibilität im Team: Mitarbeitende können eigenständig Bestellungen aufgeben, ohne dabei zentrale Vorgaben zu überschreiten – der Accountmanager behält dabei stets die Kontrolle. Effiziente Freigabeprozesse: Hierdurch wird sichergestellt, dass alle Bestellungen den internen Richtlinien entsprechen, bevor sie ausgelöst werden. Zeitersparnis: Statt manueller Abstimmungen und Überprüfungen, ermöglicht die Plattform automatisierte Abläufe, die Fehler vermeiden und den Einkauf beschleunigen. Nachvollziehbarkeit: Alle Bestellungen, Budgets und Genehmigungen sind zentral einsehbar, was die Transparenz erhöht und eine bessere Nachverfolgung ermöglicht. Mit dieser Struktur unterstützen wir Sie dabei, die Balance zwischen zentraler Kontrolle und individueller Flexibilität zu finden. Im weiteren Verlauf dieser Infobroschüre zeigen wir Ihnen, wie unsere Lösung konkret funktioniert und wie Sie diese optimal für Ihr Unternehmen einsetzen können. Lassen Sie uns gemeinsam die Grundlage für ein effizienteres Management Ihrer Einkaufsprozesse schaffen! Effiziente Verwaltung Ihrer Mitarbeitenden im Compumet-Webshop
© Compumet AG 2025 | www.compumet.ch Zentrale Firmenaccountverwaltung im Compumet-Webshop 4 Wie können Sie Ihre Firmenaccountverwaltung beantragen? Die Einrichtung eines Accounts zur Mitarbeiterverwaltung ist der erste Schritt, um die zentrale Verwaltung und Kontrolle der Einkaufsprozesse Ihres Unternehmens zu nutzen. Der Antrag erfolgt über eine einfache Vorgehensweise. 1. Besuchen Sie die Antragsseite: • Unter www.compumet.ch/accountmanager, können Sie die Firmenaccountverwaltung beantragen. • Als Antragsteller ist es erforderlich, dass Sie vorab ein Konto im Webshop der Compumet erstellt haben. Sollte dies noch nicht der Fall sein, registrieren Sie sich einfach unter: www.compumet.ch/anmeldung 2. Füllen Sie das Antragsformular aus: • Legen Sie fest, welche Mitarbeitenden Ihrem Account zugeordnet werden sollen. Diese Per- sonen werden automatisch in den Account in- tegriert und können anschließend mit indivi- duellen Berechtigungen ausgestattet werden. 3. Festlegung des Accountmanagers: • Der Beantragende der Firmenaccountver- waltung wird automatisch als Accountma- nager festgelegt. • Der Accountmanager hat später die Möglich- keit einen oder mehrere der zugeordneten Konten ebenfalls die Manager-Rolle zuzu- schreiben. Jeder Accountmanager hat dabei dieselben Rechte. 4. Einverständniserklärung: • Mit dem Antrag erklären Sie sich mit den geltenden Datenschutzbestimmungen einver- standen. • Zudem bestätigen Sie, dass Sie berechtigt sind, die Firmenaccountverwaltung für Ihr Un- ternehmen zu übernehmen. 5. Freigabe der Firmenaccountverwaltung: • Der Antrag wird durch einen Administrator der Compumet AG geprüft und freige- geben. Sie werden per E-Mail über die Freigabe informiert. Hinweise: - Verantwortung des Accountmanagers: Als Accountmanager haben Sie umfassende Rechte und Pflichten. Sie können Budgets festlegen, Bestellungen freigeben, Freigabe- regelungen definieren und Mitarbeitende ver- walten. - Datensicherheit: Der Schutz der Daten Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeitenden ist uns ein Anliegen. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen angegebenen Daten korrekt und ak- tuell sind. How to?
© Compumet AG 2025 | www.compumet.ch Zentrale Firmenaccountverwaltung im Compumet-Webshop 5 Die einzelnen Funktionsbereiche im Detail erklärt: Bestellungen Im Bereich „Bestellungen“ behalten Sie als Accountmanager den Überblick über alle Aktivitäten innerhalb Ihres Accounts: • Historie der Bestellungen: Sehen Sie alle auf- gegebenen Bestellungen, einschließlich Da- tum, Bestellsumme und Status (z. B. „In Be- arbeitung“, „Abgeschlossen“). • Detailansicht: Überprüfen Sie die Details ein- zelner Bestellungen, wie Artikel, Mengen und Kosten über das Augensymbol. • Genehmigungsstatus: Haben Sie immer im Blick, welche Bestellungen bereits freigege- ben wurden bzw. noch offen sind. • Filteroptionen: Filtern Sie Bestellungen nach Zeitraum oder Status, um relevante Informa- tionen schnell zu finden. Statistiken Unter „Statistiken“ erhält der Accountmanager einen umfassenden Überblick über die Einkaufsaktivitäten im Account: • Bestellvolumen: Analysieren Sie, wie viel Ihr Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum bestellt hat. • Mitarbeitenden-Performance: Verfolgen Sie, welche Mitarbeitenden ihre Budgets am effizientesten nutzen. • Exportfunktionen: Exportieren Sie Berichte als csv.-Datei, um sie in internen Meetings zu nutzen. Globale Limits Die globalen Limits gelten als Standard für alle Mitarbeitenden Ihrer Firmenaccountverwaltung, sofern keine spezifischen individuellen Limits im Bereich „Konten-Limits“ definiert wurden. Damit schaffen Sie ein einheitliches Regelwerk, das automatisch auf alle Nutzer angewendet wird. • Firmenweiter Bestellwert pro Monat bzw. Jahr: Definieren Sie ein Budget pro Monat bzw. Jahr, das für alle Konten gleichermaßen gilt. Ist das Budget eines Mitarbeitenden auf gebraucht, kann dieser keine weiteren Bestel- lungen tätigen oder beantragen. • Bestellwert pro Monat bzw. Jahr: Definie- ren Sie ein Budget pro Monat bzw. Jahr, wel- ches allen Konten des Accounts gemeinsam zur Verfügung steht. Ist das Budget aufge- braucht, können keine weiteren Bestellungen der Mitarbeitenden getätigt oder beantragt werden. • Minimaler Bestellwert: Legen Sie einen Min- destwert fest, um kosteneffiziente Einkaufs- entscheidungen zu fördern und unnötig kleine Bestellungen zu vermeiden. • Maximaler Bestellwert: Setzen Sie eine Ober- grenze für den Wert einzelner Bestellungen, um große Ausgaben vorab zu kontrollieren. • Freigabe durch Accountmanager: Aktivieren Sie die Option „Bestellfreigabe erforderlich“, damit alle Bestellungen vor der Bearbei- tung durch einen Manager des Accounts frei- gegeben werden müssen. Diese Einstellung bietet maximale Kontrolle über sämtliche Bestellungen und schützt vor unautorisierten oder unerwartet hohen Ausgaben. Konten-Limits Der Bereich „Konten-Limits“ ermöglicht es Ihnen, individuelle Einkaufsrichtlinien für jeden Mitarbeitenden Ihres Accounts festzulegen. Diese Funktion bietet maximale Flexibilität, um auf die spezifischen Anforderungen und Verantwortlichkeiten einzelner Teammitglieder einzugehen, während gleichzeitig eine zentrale Kontrolle gewährleistet wird.
© Compumet AG 2025 | www.compumet.ch Zentrale Firmenaccountverwaltung im Compumet-Webshop 6 1. Mitarbeiterübersicht: • Alle dem Account zugeordneten Mitarbeiten- den werden übersichtlich aufgelistet. • Für jeden Mitarbeitenden sind die aktuellen Limits und Berechtigungen auf einen Blick ein- sehbar. 2. Manager-Rolle: • Als Accountmanager können Sie jedem Mit- arbeitenden Ihrer Verwaltung die Manager Rolle aktivieren, damit weitere Kolleginnen und Kollegen bspw. Bestellungen freigegeben können. 3. Individuelle Bestellvolumen: • Bestellwert pro Monat bzw. Jahr: Geben Sie Ihren Mitarbeitenden jeweils ein Gesamtbud- get pro Monat oder pro Jahr vor. • Maximales Bestellvolumen: Setzen Sie eine persönliche Obergrenze für den Wert einzel- ner Bestellungen eines Mitarbeitenden. • Mindestbestellwert: Definieren Sie, ab wel- chem Bestellwert ein Kauf sinnvoll ist, um Effi- zienz und Kostenbewusstsein zu fördern. 4. Freigaberegelungen: • Kauf abschließen: Ermöglichen Sie bestimmten Mitarbeitenden, Bestellungen eigenständig abzuschließen. Diese Einstellung eignet sich besonders für Erfahrene oder hö- her positionierte Teammitglieder. Ist die Funk- tion inaktiv, kann der Mitarbeitende über sein Konto nur Artikel in den Warenkorb legen, nicht aber die Bestellung abschließen. • Bestellfreigabe erforderlich: Aktivieren Sie die Notwendigkeit einer Freigabe durch einen Accountmanager, bevor die Bestellung abge- schlossen werden kann. Neues Konto Der Bereich „Neues Konto“ ermöglicht es einem Accountmanager, entweder ein neues Kundenkonto anzulegen oder Zugriff auf ein bestehendes Kundenkonto zu beantragen. Diese Funktion vereinfacht die Verwaltung neuer oder zusätzlicher Benutzer und stellt sicher, dass alle Konten effizient und sicher eingerichtet werden. 1. Zugriffsantrag für bestehende Kundenkonten: • Wenn ein Kundenkonto bereits besteht, kann ein Accountmanager über diesen Bereich den Zugriff darauf beantragen. • Der Antrag wird durch einen Administrator der Compumet AG geprüft und freigegeben. 2. Neues Kundenkonto anlegen: • Wenn Sie ein neues Benutzerkonto erstellen, wird Ihr aktuelles Benutzerkonto als Grundlage verwendet. Das bedeutet, dass wichtige Daten wie bspw. Adressdaten automatisch übernom- men und auf das neue Konto angewendet wer- den. Dadurch sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass alle relevanten Informationen konsistent bleiben. 3. Benachrichtigung des neuen Benutzers: • Der neue Benutzer wird per E-Mail über die Er- stellung seines Kontos informiert. Diese enthält: - Einen Hinweis auf sein neues Benutzerkonto - Die initialen Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) • Der Benutzer wird gebeten, seine persönlichen Daten nach der Anmeldung zu prüfen und bei Bedarf zu aktualisieren. Verlauf: Der Reiter „Verlauf“ bietet einem Accountmanager eine umfassende Übersicht über alle Aktivitäten innerhalb des Accounts. Jede Aktion wird mit Datum und Uhrzeit protokolliert, um maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Sie haben weitere Fragen oder benötigen Unterstützung? Kontaktieren Sie uns gerne unter +41 (0) 61-836-1050 oder per Mail info@compumet.ch
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